1. 那些折腾过的 GTD 软件

产品汪的一大爱好就是折腾各种 GTD ( Get Things Done ) 软件应用，我尝试过的软件有：

• Doit.im : 免费版 24 小时内仅能同步一次，不付费基本无法正常使用。

• Any.Do: 交互是亮点，以手势滑动为主，但无法建立多层级的结构，后来发现在 Any.DO 里堆积了太多自己懒得去做的事情，但也懒得清除这些待办事项，最后卸载了。

• Clear: 类似 Any.DO , 以其交互效果出名，被各种讲移动端应用设计的书籍提及，轻量级 GTD 应用。

• Wunderlist : 支持多人协作，免费版基本不影响个人使用，但你无法单独 Review 昨天或某个时间段内已完成的事项，是我曾经坚持使用最长的一款 GTD 软件。

• Things: 首先你得有一台 iOS 设备和一台 Mac OS 设备，其次你得愿意买付费购买，价格一般，没有具体使用过。

• Todoist : 支持多层级结构，使用特定的过滤器及标签功能需要付费， Karma 功能会统计你每天完成的 Task 数量，很有成就感。

• Zippy : 简单试用了一下，统计功能挺赞的，但产品的迭代支持跟不上，毕竟是个人开发的，iOS 最新版本停留在 2015 年 5 月后就没有更新。

• Fantastical 2 : 日历、提醒、便签的集合体，非常适合轻量级的事物管理，目前仍在使用。

• OminiFocus 2 : GTD 工具的集大成者，如果你没看过类似《 Get Things Done 》或者了解 GTD 理论，就不要尝试这种工具，价格超级贵，你会觉得这个软件不值这个价格。

2. GTD 方法

软件工具其实都是次要的，关键是要有一套科学的 GTD 实践方法论。

2.1 收集 Collect

每天都有大量的外部请求刺激着我们的大脑，工作上频繁的会议邀请、海量邮件、通讯工具冗长的消息记录，生活上的闲杂琐事，小到缴纳水电费，大到人际交往、投资理财，每一个事情都需要我们花费精力和时间处理。

我们大脑的带宽是有限的，大脑很难事无巨细地记住所有事情，你需要尽可能把这些要做的事情记录到收集箱（ Inbox ）中，这是解放压力的第一步。

重要原则 1 ：

如果这个事情 2 分钟内就可以做完，立刻就去做。

如果你把 2 分钟内可以完成的事情延期到未来，其时间成本和精力成本都是不经济的。

重要原则 2 ：

把你所有要做的事情记录到 GTD 系统。

这是我曾经犯过的错误之一，如果你不把所有待办事项放到 GTD 系统中，你不会信赖这个系统，你会怀疑自己是不是遗忘了更重要的事情，会极大地影响你当下的决策：现在我应该做什么？

2.2 处理 Process

根据上图的处理流，尽可能地把收集箱（ Inbox ）的记录事项清空，图中我个人不太喜欢的一个概念就是「推迟」，如果一个事情可以被推迟一次，那意味着它很有可能被推迟多次，我更倾向于修改这个事项的截止日期。

这个处理流其实也可以应用到邮件管理中，你在邮箱中新建「@Action」、[@Delegate]、[@Reference] 3 个文件夹，文件名称加上 @ 是保证这三个文件夹排在最前面。

• [@Action]：待回复的邮件或者需要后续处理沟通的
• [@Delegate]：委托给别人的邮件，等待别人回复的
• [@Reference] ：包含重要信息的邮件，需要参考了解的

2.3 组织 Organize

我们每个人都有不同的领域，根据你个人的习惯及规划，把前面收集的待办事项归纳到各个「项目」或「文件夹」里。

在项目（ Projects ）里你要保证每一个任务都是一个具体的动作（ Action ），而且这个动作不要超过 50 分钟，50 分钟已经是人能持续集中注意力做某个事情的上限。

重要原则 3 ：

定期清除 GTD 系统中不想做的或不重要的事项。

这就像小区楼道里堆积的废弃物品，每次整理清洁都会浪费你的精力，但平时没有给你带来任何效用，而且会占据宝贵的空间。

情景（Context）也是非常重要的，在计算机中，CPU 因为要处理不同计算需求，需要频繁地切换上下文，保存各种现场环境，其处理效率肯定不如单纯处理某种计算需求来得高效，人也是这样的。

比如你可以把工作情景划分午休、琐碎时间、高效时间这三个情景：

- 高效时间：自己不会轻易被打断，能集中精力处理某些事务的大块时间。
- 琐碎时间：需要频繁在各种待办事项切换，适合处理短平快的事务。
- 午休：适合做一些跟工作不相干的事情，比如看新闻资讯或者午睡。

尽可能让你的动作（ Action ）合理归类到某个项目或情景下，它能在后面的阶段为你节约一些时间和精力。

2.4 审查 Review

当你不知道自己要做什么的时候，你看一下 GTD 系统就知道还可以做哪些事情，顺便更新一下 GTD 系统。清除已经完成的事项还是非常有快感的，你履行了对自己的承诺，你会觉得生活是受自己控制的，而不是被生活控制。

看一下自己昨天做了什么，过去一周做了什么，你会发现自己某些不合理安排时间的地方，下次可以更合理地安排自己的日程。

2.5 行动 Do

书中作者介绍了 3 种行动决策模型。这里简单地提一下其中一种，你可以根据以下 4 种因素决定自己现在应该什么:

• 情景
• 时间
• 精力状态
• 优先级

某些事情是要求在一定情景下才可以做的，比如发送某个工作会议邀请邮件，你在家里是无法完成的，因为需要连接公司网络的。

某些事情时间敏感性很高，过了今天就做不了了，比如给某个朋友送礼物。这些事项应该通过 GTD 系统同步到日历工具上或者设置提醒。

精力状态是最容易被我们忽略的一个因素，有些事情是非常适合大脑迷糊的时候去做，比如做家务、跑步等。如果你在大脑迷糊的时候还在做一件很耗脑力的时间，其效率是非常低下的。

判断优先级最快速的方法是这件事不做会有什么后果？毕竟投入精力和时间肯定会改善当下的境况，相比未来，现在肯定是最糟糕的。

建议 ：

尽可能地估算做一个动作（ Action）所需要的时间。
虽然刚开始可能估的不准，但多次练习后，你会越来清楚做某个动作花费的时间，对时间控制的粒度也会越来越高。

3. 最后

后悔自己没有早一点阅读这本书，否则就不会浪费那么多时间去折腾这些 GTD 软件。

附英文书籍的下载链接：http://d.pr/f/muUs（链接有效期一周）

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