为什么你的 GTD 系统都是失败的?|读《 Get Things Done 》

1. 那些折腾过的 GTD 软件

产品汪的一大爱好就是折腾各种 GTD ( Get Things Done ) 软件应用,我尝试过的软件有:

  • Doit.im : 免费版 24 小时内仅能同步一次,不付费基本无法正常使用。

  • Any.Do: 交互是亮点,以手势滑动为主,但无法建立多层级的结构,后来发现在 Any.DO 里堆积了太多自己懒得去做的事情,但也懒得清除这些待办事项,最后卸载了。

  • Clear: 类似 Any.DO , 以其交互效果出名,被各种讲移动端应用设计的书籍提及,轻量级 GTD 应用。

  • Wunderlist : 支持多人协作,免费版基本不影响个人使用,但你无法单独 Review 昨天或某个时间段内已完成的事项,是我曾经坚持使用最长的一款 GTD 软件。

  • Things: 首先你得有一台 iOS 设备和一台 Mac OS 设备,其次你得愿意买付费购买,价格一般,没有具体使用过。

  • Todoist : 支持多层级结构,使用特定的过滤器及标签功能需要付费, Karma 功能会统计你每天完成的 Task 数量,很有成就感。

  • Zippy : 简单试用了一下,统计功能挺赞的,但产品的迭代支持跟不上,毕竟是个人开发的,iOS 最新版本停留在 2015 年 5 月后就没有更新。

  • Fantastical 2 : 日历、提醒、便签的集合体,非常适合轻量级的事物管理,目前仍在使用。

  • OminiFocus 2 : GTD 工具的集大成者,如果你没看过类似《 Get Things Done 》或者了解 GTD 理论,就不要尝试这种工具,价格超级贵,你会觉得这个软件不值这个价格。

2. GTD 方法

软件工具其实都是次要的,关键是要有一套科学的 GTD 实践方法论。

2.1 收集 Collect

每天都有大量的外部请求刺激着我们的大脑,工作上频繁的会议邀请、海量邮件、通讯工具冗长的消息记录,生活上的闲杂琐事,小到缴纳水电费,大到人际交往、投资理财,每一个事情都需要我们花费精力和时间处理。

我们大脑的带宽是有限的,大脑很难事无巨细地记住所有事情,你需要尽可能把这些要做的事情记录到收集箱( Inbox )中,这是解放压力的第一步。

重要原则 1

如果这个事情 2 分钟内就可以做完,立刻就去做。

如果你把 2 分钟内可以完成的事情延期到未来,其时间成本和精力成本都是不经济的。

重要原则 2

把你所有要做的事情记录到 GTD 系统。

这是我曾经犯过的错误之一,如果你不把所有待办事项放到 GTD 系统中,你不会信赖这个系统,你会怀疑自己是不是遗忘了更重要的事情,会极大地影响你当下的决策:现在我应该做什么?

2.2 处理 Process

根据上图的处理流,尽可能地把收集箱( Inbox )的记录事项清空,图中我个人不太喜欢的一个概念就是「推迟」,如果一个事情可以被推迟一次,那意味着它很有可能被推迟多次,我更倾向于修改这个事项的截止日期。

这个处理流其实也可以应用到邮件管理中,你在邮箱中新建「@Action」、[@Delegate]、[@Reference] 3 个文件夹,文件名称加上 @ 是保证这三个文件夹排在最前面。

  • [@Action]:待回复的邮件或者需要后续处理沟通的
  • [@Delegate]:委托给别人的邮件,等待别人回复的
  • [@Reference] :包含重要信息的邮件,需要参考了解的

2.3 组织 Organize

我们每个人都有不同的领域,根据你个人的习惯及规划,把前面收集的待办事项归纳到各个「项目」或「文件夹」里。

在项目( Projects )里你要保证每一个任务都是一个具体的动作( Action ),而且这个动作不要超过 50 分钟,50 分钟已经是人能持续集中注意力做某个事情的上限。

重要原则 3

定期清除 GTD 系统中不想做的或不重要的事项。

这就像小区楼道里堆积的废弃物品,每次整理清洁都会浪费你的精力,但平时没有给你带来任何效用,而且会占据宝贵的空间。

情景(Context)也是非常重要的,在计算机中,CPU 因为要处理不同计算需求,需要频繁地切换上下文,保存各种现场环境,其处理效率肯定不如单纯处理某种计算需求来得高效,人也是这样的。

比如你可以把工作情景划分午休、琐碎时间、高效时间这三个情景:

- 高效时间:自己不会轻易被打断,能集中精力处理某些事务的大块时间。
- 琐碎时间:需要频繁在各种待办事项切换,适合处理短平快的事务。
- 午休:适合做一些跟工作不相干的事情,比如看新闻资讯或者午睡。

尽可能让你的动作( Action )合理归类到某个项目或情景下,它能在后面的阶段为你节约一些时间和精力。

2.4 审查 Review

当你不知道自己要做什么的时候,你看一下 GTD 系统就知道还可以做哪些事情,顺便更新一下 GTD 系统。清除已经完成的事项还是非常有快感的,你履行了对自己的承诺,你会觉得生活是受自己控制的,而不是被生活控制。

看一下自己昨天做了什么,过去一周做了什么,你会发现自己某些不合理安排时间的地方,下次可以更合理地安排自己的日程。

2.5 行动 Do

书中作者介绍了 3 种行动决策模型。这里简单地提一下其中一种,你可以根据以下 4 种因素决定自己现在应该什么:

  • 情景
  • 时间
  • 精力状态
  • 优先级

某些事情是要求在一定情景下才可以做的,比如发送某个工作会议邀请邮件,你在家里是无法完成的,因为需要连接公司网络的。

某些事情时间敏感性很高,过了今天就做不了了,比如给某个朋友送礼物。这些事项应该通过 GTD 系统同步到日历工具上或者设置提醒。

精力状态是最容易被我们忽略的一个因素,有些事情是非常适合大脑迷糊的时候去做,比如做家务、跑步等。如果你在大脑迷糊的时候还在做一件很耗脑力的时间,其效率是非常低下的。

判断优先级最快速的方法是这件事不做会有什么后果?毕竟投入精力和时间肯定会改善当下的境况,相比未来,现在肯定是最糟糕的。

建议

尽可能地估算做一个动作( Action)所需要的时间。
虽然刚开始可能估的不准,但多次练习后,你会越来清楚做某个动作花费的时间,对时间控制的粒度也会越来越高。

3. 最后

后悔自己没有早一点阅读这本书,否则就不会浪费那么多时间去折腾这些 GTD 软件。

附英文书籍的下载链接:http://d.pr/f/muUs(链接有效期一周)


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@2016-06-07 20:05